Hiro’a n°185 – Le saviez-vous ?

Du vrac aux archives

Rencontre avec Esmeralda Faaruia, responsable, et Magali Constant, responsable adjointe du département des archives publiques et privées (DA PP) au sein du Service du patrimoine archivistique et audiovisuel – Te piha faufa ’a tupuna. Texte DAPP et photos : DAPP et ASF.

Au DAPP, on trie et reconditionne ce qu’on appelle le « vrac », un ensemble d’archives non classé. Ce traitement permet d’élaborer des instruments de recherches en vue de leur diffusion et communication aux citoyens. Un travail de fourmis demandant patience et minutie.

C’est dans une salle où la température oscille entre 16°C et 18°C, qu’Esméralda Faaruia et Magali Constant, vêtues de blouses blanches et de gants de protection, travaillent.

Tout autour de la grande table, des boites d’archives et des piles de sous-chemises attendent patiemment d’être manipulées par les agents en vue d’être triées et indexées pour une conservation définitive dans des boites d’archives au pH neutre. Bienvenue au département des archives publiques et privées (DAPP), composé de cinq agents et qui traite en particulier des fonds d’archives issus des organismes publics.

Avant la normalisation des procédures archivistiques, les fonds d’archives définitifs étaient souvent versés sans classement apparent. En conséquence, les archivistes doivent s’approprier et comprendre la logique du rangement et de l’organisation de l’administration publique « productrice », avant tout traitement archivistique.

C’est un travail de fourmis, quand on sait que lors de la refonte du service public, le SPAA – TPFT a collecté près de 600 ans cumulés d’archives en vrac. Le récolement général du dépôt des archives définitives de Tīpaeru’i (SPAATPFT) a permis d’identifier le volume du « vrac » qui s’élève à deux kilomètres linéaires. 

Une organisation millimétrée

« L’indexation à la pièce nécessite de la rigueur et de la concentration », nous explique Esméralda qui travaille actuellement avec toute l’équipe d’archivistes du DAPP sur le vrac du Service de l’administration et du développement des archipels de 1985 à 2001. Le classement est organisé par matière, domaine et ordre chronologique.

Sur la fiche des bonnes pratiques, on peut lire ceci : « Il faut tout d’abord repérer les indices qui permettent d’identifier l’origine et le contenu du fonds, tout en prenant garde au fait qu’il peut exister plusieurs fonds distincts mélangés. Pour cela, il convient de repérer les paquets existants (registres, liasses, pièces isolées) et analyser pièce à pièce les documents en vrac afin de les rattacher à un dossier (cette phase peut être très longue lorsqu’il existe beaucoup de pièces uniques). Ensuite, on passe à l’identification des dossiers en précisant les dates, l’intitulé ou l’objet et les types de documents. Après quoi, on analyse succinctement chaque dossier à l’aide d’une fiche « type » à qui l’on attribue le même numéro. Un fois numérotés, les dossiers sont rangés dans l’ordre croissant. Enfin, on sépare les fonds pour les traiter un par un et on recueille des informations sur chaque fonds (producteur, organigramme, etc.). »

Dans cette organisation millimétrée, une mauvaise surprise peut toujours arriver. Magali le sait bien, puisqu’elle peut se retrouver face à des documents littéralement scotchés ou collés. Forte d’une formation en conservation et restauration du patrimoine, la jeune femme sait manipuler le scalpel pour une intervention de restauration du papier. La tâche est immense, mais la mission captivante. ◆