N°92 – Archiver pour la postérité

Service du patrimoine archivistique et audiovisuel – Te pihafaufa’atupuna

Rencontre avec TamatoaPomare Pommier, chef du Service du Patrimoine Archivistique et Audiovisuel.

Texte et photos : VH.

Outre les dons ou acquisitions ponctuels, les archives de Tipaerui sont alimentées par tous les services du Pays, qui ont obligation d’y déposer leurs documents ayant plus de 30 ans. Mais avant de rejoindre les rayonnages dans leur conditionnement définitif, ces documents doivent passer par tout un processus que nous vous proposons de découvrir.

Depuis sa création en 1962, le Service des Archives a accumulé 12 kilomètres linéaires de documents. Outre les dons et acquisitions ponctuels, ce sont, en premier lieu, les services du Pays qui alimentent ces archives. En effet, ceux-ci doivent y déposer tous les documents administratifs de plus de 30 ans. Ce qui fait de nouveaux documents à archiver chaque année. Mais cet archivage doit se faire selon un processus qui garantisse leur bonne conservation et leur sécurité. Et cela commence avant leur arrivée aux archives. « Les services doivent établir un tableau d’archivage qui identifie les documents qui ont un intérêt à finir dans la postérité qui alimenterons le patrimoine du Pays , explique TamatoaPomare Pommier, chef du SPAA. Ces documents deviendront une mine pour toutes les recherches à venir. C’est en premier lieu le service producteur qui sait quels documents seront pertinents pour les chercheurs de demain et d’après demain. Il est le premier à pouvoir répondre à la question de pourquoi on garde tel document et pourquoi on ne garde pas tel autre document. Concrètement, la facture de téléphone d’un service ne nous intéresse pas. Ce sont plutôt les rapports administratifs qui ont été faits dans le cadre de son activité qui retiennent notre attention parce qu’on a le contexte et la conclusion ».

Un tri physique et intellectuel

Ces documents, lorsqu’ils arrivent aux archives, sont dans leur conditionnement d’origine. La première tâche des agents des archives sera de s’assurer qu’un tri physique a bien été réalisé. « Par tri physique, on entend le fait d’enlever tout matériel qui n’est pas archive et qui pourrait mettre en danger l’archive, poursuit Tamatoa. Les agrafes, les trombones, les feuilles d’intercalaires, les chemises et sous-chemises qui ne servent à rien . Idéalement, cette opération doit être réalisée par le service versant, mais aujourd’hui encore on constate que ce n’est que rarement le cas. Cette première opération fait « maigrir »le dossier et en général on gagne jusqu’à plus de 40% de volume sur les documents. Ensuite, étant donné que nous sommes dans l’ère du numérique, nous avons récemment changé le processus, c’est-à-dire que l’étape suivante est la numérisation de tous ces documents, sans se préoccuper de leur contenu. Dans le cas où un tableau d’archivage n’a pas été établi au préalable, il est procédé à un tri intellectuel. Et c’est là où l’apport des services du Pays est important parce que c’est à ce moment-là qu’on décide si un document aura de la pérennité ou s’il ne sert à rien auquel cas nous devons le proposer à l’élimination ». Le Service du Patrimoine Archivistique et Audiovisuel ne décide pas tout seul d’éliminer un document. Il faut que le service d’origine soit d’accord avec la lecture qu’a faite le service. De la même façon, les services ne peuvent pas éliminer un document sans concerter le service des archives.

Le tri intellectuel terminé, les documents rejoignent ensuite leur conditionnement définitif, des boîtes neutres qui vont garantir la pérennité des documents conservés à l’intérieur ainsi que leur sécurité. Car ces boîtes noires sont complètement anonymes. Aucune inscription n’y figure. Ce n’est qu’avec les éléments d’indexations entrés dans la base de données des archives que des documents pourront être retrouvés.

Garantir l’avenir des archives

« Il est important que les services jouent le jeu, qu’ils versent régulièrement leurs archives de plus de 30 ans, et ne procèdent pas d’eux-mêmes à des éliminations, comme cela est prévu. Souvent par nécessité de service, ils souhaitent conserver eux-mêmes ces documents, alors qu’aujourd’hui, par notre processus de traitement, on peut garantir la numérisation du fonds, ce qui permettrait à la fois au service de ne plus avoir ces documents chez eux et de récupérer la version numérique, qui est plus facile à stocker », conclut Tamatoa Pommier.

Service du Patrimoine Archivistique Audiovisuel : Pratique

Ouvert au public du lundi au vendredi, de 7h30 à 12h00 

+ d’infos : 40 41 96 01 – [email protected]